Việc có nhiều email cùng lúc sẽ khá bất tiện khi bạn phải thực hiện việc check email. Thông thường, các bạn dùng email client như Outlook hoặc Thunderbird để check email của cơ quan; trong khi dùng trình duyệt Firefox hay IE để check GMail và YMail. Nếu bạn có nhiều máy tính, ví dụ như vừa xài laptop, vừa xài desktop, thì sẽ bất tiện hơn nữa khi phải để email trên cả hai máy này, rất dễ bị rò rỉ thông tin nếu bạn ko rành về bảo mật. Ngoài ra, một vấn đề không nhỏ là spam emails. Các mail servers của các công ty, thậm chí là YMail rất hạn chế trong việc filter spams (lí do là phải huấn luyện bộ lọc thường xuyên, rất tốn công).
Giải pháp đơn giản mà hiệu quả nhất hiện nay, có lẽ là chuyển sang xài GMail và dùng GMail như là nơi check và lưu trữ duy nhất. Lí do:
- GMail cho phép bạn check email từ các server hỗ trợ POP3 (YMail miễn phí ko hỗ trợ POP3). Do đó nếu server email công ty của bạn hỗ trợ POP3 thì bạn có thể dùng GMail như là client. Nếu server email ko hỗ trợ thì bạn có thể chọn chức năng Forwarding (có trong server hoặc client) về địa chỉ GMail của bạn. Bằng cách này, mọi email của bạn sẽ được GMail quản lí tập trung, mà ko cần phải lo lắng mỗi khi thay đổi máy từ laptop sang desktop nữa.
- GMail có cơ chế chống Spam cực tốt. Tốt nhất trong các hệ thống hiện có hiện nay. Do đó dùng GMail đảm bảo số lượng spam email hàng ngày hầu như là zero (Theo thống kê, 90% emails là spams, do đó, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều công sức).
- GMail rất tiện dụng trong việc tổ chức các email nếu bạn biết dùng label, star, filter. Các email cùng một chủ đề sẽ được nhóm lại trong một thread để tiện theo dõi. Các label giúp quản lí hiệu quả hơn so với dùng folder (một email ko thể thuộc về nhiều folder, trong khi một email có thể có nhiều label). Filter có thể giúp bạn phân loại email, ví dụ email từ các mailing list, email nội bộ công ty, etc.
- Ngoài ra với một loạt tính năng thử nghiệm (Lab features) được cập nhật thường xuyên, có thể nói GMail rất là thoải mái khi sử dụng. Bạn có thể tích hợp vào đó Calendar, Task. Dùng GMail có thể view các tập tin đính kèm như pdf, .doc, .xls mà ko cần phải dùng các phần mềm liên quan (sẽ tốt nếu bạn ko có bản quyền bộ MS Office).
Sẽ có ý kiến cho rằng dùng GMail không an toàn. Lí do là mình giao hết dữ liệu của mình cho Google. Ngoài ra thỉnh thoảng lại bị trục trặc như vụ tê liệt mấy tiếng đồng hồ tháng vừa qua. Nhưng nếu bạn ở VN, thì các bạn có biết mỗi email vào ra các server trong nước đều có một hoặc vài bản copy ở các cơ quan hữu quan? Hơn nữa, nói về chuyện trục trặc thì server mail của ĐHQG trục trặc thường xuyên hơn nhiều. Tất nhiên là tôi nói ngữ cảnh sử dụng với những người bình thường thôi, chứ những người nắm thông tin quan trọng, họ có thể ko xài cách này (Nhưng có một thực tế là người nào quan trọng, lai ít xài email, ví dụ tổng thống Mỹ chẳng hạn).
Sẽ có ý kiến cho rằng, xài GMail phải cần có Internet thường xuyên. Nhưng thử hỏi, nếu bạn ko kết nối Internet, làm sao bạn có thể check mail. Ngoài ra, GMail có tính năng Offline nên bạn vẫn có thể xem email khi ko có kết nối Internet. Một giải pháp khác cho trường hợp bạn đi công tác đến nơi ko có Internet trong thời gian dài, là bạn có thể lấy copy email từ GMail về dùng POP xuống laptop. Sau khi xong, thì xóa hết email trong laptop là xong.
Tất nhiên là rất nguy hiểm nếu bạn bị mất mật khẩu truy cập. Do đó nên cẩn thận mỗi khi bạn muốn checkmail ở các tiệm Internet. Bạn có thể dùng một email proxy khác (kiểu như bạn dùng PayPal thay cho credit card). Nhưng thực tế là chúng ta rất ít khi xài máy của người khác để check mail nên rủi ro này dù có nhưng vẫn rất ít.
Hình như tôi quá lệ thuộc vào Google rồi? Bạn có ý kiến gì khác không?
Lê Đình Duy
Xem đầy đủ bài viết tại http://ledduy.blogspot.com/2009/03/tai-sao-ban-nen-dung-gmail.html
No comments:
Post a Comment