Một trong những chỉ trích liên quan đến đào tạo sinh viên ĐH hiện nay đó là ít trang bị các kĩ năng mềm. Tuy nhiên, những bài viết về kĩ năng mềm tôi được đọc bằng tiếng Việt, hầu như không rút ra được ý gì hay, vì cái gì cũng chung chung (kiểu như phải biết giao tiếp, tự tin, nhẫn nại). Một trong những kĩ năng mềm mà tôi quan tâm nhất đó là tổ chức công việc, nhưng lại ít tìm được tài liệu nào hay (nếu bạn nào có thông tin, xin chỉ giúp!).
Xin được kể một ví dụ. Từ lúc đi học đến giờ (cũng gần 20 năm) số người ở VN mà tôi gặp khi giao tiếp công việc dùng sổ tay lịch biểu hầu như rất hiếm. Có thể những người tôi gặp ko phải là dân business thực sự, nên họ ít dùng sổ tay. Nhưng có một điều tôi nghĩ là các bạn đồng ý với tôi rằng, dân VN mình ít có thói quen dùng sổ tay để ghi chép lịch công tác, kế hoạch. Tôi từ trước đến giờ cũng vậy, mọi thứ đều nhớ trong đầu, nên ko cần sổ gì cả. Cũng thỉnh thoảng có mua sổ tay, cũng thỉnh thoảng xài các chức năng Calendar, Task của Google, nhưng bản chất vẫn không đổi, đó là không có thói quen dùng mấy thứ này từ nhỏ, do đó chỉ dùng vài ngày, vài tuần rồi để đó chứ ko dùng thường xuyên như là công cụ trợ giúp cho tổ chức công việc của mình.
Thực ra, ko dùng mấy thứ này cũng không có chuyện gì lớn, vì đôi lúc nhu cầu không đến nỗi. Nếu chỉ có mỗi việc nghiên cứu, đọc paper, code, thỉnh thoảng có group meeting thì đúng là mọi thứ đều có thể nhớ trong đầu. Nhưng ngặt một nỗi là khi công việc nhiều lên, nhiều thứ phải xử lí, thì lại không biết cách nào để quản lí cho hiệu quả. Nói một cách khác, nếu được trang bị các kiến thức về tổ chức công việc hiệu quả từ nhỏ, sẽ tốt hơn nhiều cho tình huống của tôi lúc này: công việc ngày càng nhiều lên, nhưng lại ko biết cách tổ chức công việc hiệu quả, đồng thời tai hại hơn là thói quen cũ vẫn như là lực cản rất lớn với những phương pháp tổ chức công việc đã được chuẩn hóa. Tôi có một anh bạn, từ lúc lên sếp, mọi việc cứ rối tung, câu than thở cửa miệng là nhiều việc quá và rất mau quên. Bản chất vấn đề nằm ở chỗ, anh ta ko biết cách tổ chức công việc để cho mọi chuyện dễ thở hơn. Ý thức được là một chuyện, nhưng thay đổi thói quen (ví dụ ko bao giờ dùng sổ tay để ghi chép) lại là chuyện không đơn giản.
Có một thực tế là nếu biết cách dùng các công cụ một cách hợp lí, chúng ta có thể nâng cao được hiệu suất làm việc của mình. Các file folder, note, tray, shelves, ... chính là các công cụ như vậy để giúp tổ chức giấy tờ, công việc. Đối với dân IT, có rất nhiều phần mềm công cụ với tính năng tương tự, nhưng nếu chúng ta không quan tâm đúng mức, có lẽ sẽ chẳng biết. Hồi trước, tôi có một lần đề cập đến Zotero, một công cụ quản lí tài liệu cực kì hiệu quả, hay SVN để quản lí mã nguồn. Lần này, tôi muốn đề cập đến FreeMind, một công cụ hỗ trợ tư duy rất có ích cho công việc của mình. Tôi sẽ ko bàn về cách dùng FreeMind ở đây vì nó đơn giản đối với các bạn. Cái mà tôi muốn bàn ở đây là một số tình huống (case study) mà tôi nghĩ nếu bạn biết dùng FreeMind, nó sẽ tăng hiệu quả cho công việc của bạn. Tôi lấy ví dụ từ tình huống cụ thể của tôi, nhưng tôi nghĩ, các bạn cũng có thể ở trong các tình huống tương tự.
1. Tổ chức các projects
Tôi có khá nhiều thứ để theo đuổi khi làm về multimedia retrieval. Nào là Person Search, nào là Concept Detection, nào là Video Mining, etc. Mấy thứ này liên quan với nhau, và tôi hay thường nhảy qua, nhảy lại các chủ đề này. Các bạn theo dõi các bài trên CVPR của tôi chắc là thấy rõ. Có một thời gian tôi tập trung vào Person Search, thời gian sau lại thấy tôi bàn về TRECVID, về Concept Based Video Retrieval. Rắc rối ở đây là với mỗi chủ đề, có rất nhiều thứ để note lại (ví dụ reviews các related work, các idea, các plan); nếu ko biết cách note hiệu quả thì khi nhảy sang chủ đề khác, nhảy ngược lại chủ đề cũ, có thể sẽ mất luôn dấu vết mình đã đi trước đó, không nhớ nỗi mình đã làm được những gì, làm được đến đâu và ý định làm tiếp thế nào.
Tất nhiên là tôi vẫn có note. Ví dụ viết các report gửi vào CVPR group, viết ra giấy, tổ chức các tài liệu mình đã đọc, các note mình đã ghi thành một file folder. Nhưng những cách này vẫn có một hạn chế, đó là tôi ko nhìn được bức tranh tổng quan về những note của tôi. Để có nó, tôi phải đọc lại email, tìm lại folder cũ, rất mất công. Hơn nữa, có những thứ share giữa thứ này với thứ khác, lâu qua không biết chính xác cái mình tìm nó thuộc folder liên quan nào.
2. Viết paper
Một paper hoàn chỉnh có rất nhiều thứ trong đó. Ví dụ abstract nên nói gì, introduction tổ chức ra sao, review các related work nào, phần evaluation thì cần có những hình vẽ và kết quả thí nghiệm gì, phần conclusion nên làm nổi bật ý gì, etc. Những thứ này ko thể một lúc mà nghĩ ra hết. Mỗi lúc chỉ có thể nghĩ được một ý mà thôi. Đôi lúc nghĩ xong ý này thì ý trước đó lại quên mất. Trước đó nghĩ là evaluation cần phải có hình XYZ, nhưng lúc lo tập trung viết abstract thì lại quên mất là trước đó mình có nghĩ cần cái hình XYZ, nên quên bỏ vào.
Hai tình huống trên cho thấy một vấn đề chung đó là: Nguồn thông tin trong quá trình tư duy ngày càng trở nên bừa bộn. Cần phải có một cách nào đó để tổ chức các nguồn thông tin này lại sao cho tiện cho việc nhìn ra được ý tổng quan, và tra cứu sau này.
Xem phần 2 tại đây!
Lê Đình Duy
Xem đầy đủ bài viết tại http://ledduy.blogspot.com/2009/07/freemind-phan-mem-ho-tro-tu-duy-1.html
No comments:
Post a Comment